Und
wieder geht es um ein Thema, das anscheinend so gar nichts mit der
Eingliederungshilfe zu tun hat. Es geht um eine Pflicht, die gerade von
sozialen Unternehmen, die als eine Körperschaft (z.B. im Sinne des GmbHG)
eingetragen sind, jährlich erfüllt werden muss: dem Jahresabschluss.
Hier
mal ein paar Gedanken dazu, wie man sich dieser Pflicht ein wenig entledigen
kann und wen man dazu braucht – vielleicht kann damit auch ein wenig
Verständnis generiert werden für die Leute, die offenbar „nur mit Zahlen“
arbeiten und „nie mit Menschen“ im Kontakt stehen - denn es geht schließlich auch
um sehr viel!
Pflicht der Geschäftsführung
In
der Rechtsform einer GmbH ist ein soziales Unternehmen verpflichtet, einen
Jahresabschluss aufzustellen und diesen zu veröffentlichen. Doch dieser Pflicht
entledigt man sich nicht so ohne weiteres, sondern man muss die Hilfe
verschiedener Fachleute einholen, damit dies gelingt - z.B. Bilanzbuchhalter und
Wirtschaftsprüfer.
Die
Geschäftsführung ist verantwortlich für die Richtigkeit des Jahresabschlusses. Um
für die Prüfung (auch „Audit“ genannt) gut vorbereitet zu sein, müssen
unternehmensinterne Ansprechpartner bereitstehen und Nachweise zusammentragen,
mit denen dann qualifiziert und uneingeschränkt eine Auskunft an Prüfer erteilt
werden kann (§ 320 HGB). Als interne Ansprechpartner eignen sich sehr gut
ausgebildete Bilanzbuchhalter, doch auch andere Fachkräfte des Rechnungswesens
mit Wissen über die anwendbaren Rechtsgebiete und Gesellschaftsvertrag /
Satzung können die Wirtschaftsprüfer bei ihrer Arbeit zur Verfügung stehen.
Die
Wirtschaftsprüfer prüfen die im Jahresabschluss befindlichen Behauptungen und vergeben
einen Bestätigungsvermerk darüber, dass die gemachten Angaben plausibel sind. Weil
am Ende der Prüfung die Veröffentlichung steht, auf die sich dann Behörden und
sonstige Stellen beziehen wollen, ist ein „relativ“ hohes Maß an Genauigkeit
vonnöten – „relativ“ deswegen, weil ein Wirtschaftsprüfer keine Total-Prüfung
mit 100 %iger Genauigkeit leisten kann, sondern sich auf „wesentliche“ Angaben
konzentriert.
Ein System der internen Kontrollen
Ganz
besonders wird man sich auf Seiten der Wirtschaftsprüfer für das genutzte
System von Kontrollen, Methoden und Grundsätzen interessieren. Von daher ist zu
diesen Punkten Auskunft zu erteilen:
-
Vorhandenseins eines rechnungslegungsbezogenen, internen Kontrollsystems, mit
dem unter Einhaltung der Grundsätze ordnungsgemäßen Buchführung (GOB) Maßnahmen
zur Verhinderung und Aufdeckung wesentlicher Täuschungen und
Vermögensschädigungen möglich sind.
-
mögliche Störungen oder wesentliche Mängel eines solchen internen
Kontrollsystems.
-
Zugriffsmöglichkeiten auf sämtliche Bücher und Schriften des Unternehmens in
Bezug auf die Geschäftsvorfälle, die zum Jahresabschluss geführt haben - hierzu
gehören auch IT-gestützte Datenbestände.
-
Änderungen des Buchführungssystems und der Anwendung von Buchungsregeln /
Methoden / Rechnungslegungsgrundsätzen sowie auch Darlegung, welche Mitarbeiter
(und sonstigen Dienstleister) mit dem Buchführungssystem gearbeitet bzw.
Einfluss auf die Daten gehabt haben.
Das
System der internen Kontrollen bildet eine Grundlage, auf der sich dann ein
Vertrauen in die Zahlen des Jahresabschlusses ergeben kann. Für die
Wirtschaftsprüfer ist dies sehr wichtig, weil ein erheblicher Anteil an
Prüfungsarbeit nicht mehr detailliert und exakt zu erfolgen hat, sondern mit
analytischen Methoden unternommen werden kann. Analytisch bedeutet, dass man z.B.
die im Lagebericht enthaltenen Informationen für die Plausibilisierung von
umfangreichen Datenbeständen verwendet. Man unterstellt sozusagen eine
Kausalität zwischen den einzelnen Berichtsteilen.
Rahmenbedingungen und eigentümliche Geschäftsvorfälle
Im
Lagebericht sollten dann die wirtschaftlichen Grundlagen dargestellt werden. Es
ist hilfreich für Dritte, wenn dabei auch die Rahmenbedingungen, sozusagen der
Wirtschaftsbereich bzw. die makroökonomische Vorgaben, beschrieben werden. Doch
es ist auch wichtig, den betrieblichen Fortbestand auf der Grundlage der
Vermögens-, Finanz- und Ertragslage darzustellen (§ 264 Abs. 2 HGB) - sowohl
für das Berichtsjahr, wie auch im Hinblick auf Zeiten nach dem
Abschlussstichtag (aber nur bis zum Beginn der Prüfung geht das).
Vielfach
ergeben sich Geschäftsvorfälle, die mit sehr eigentümlichen, aber völlig
legalen Mitteln, vertraglich ausgestaltet werden. Es wird in solchen Momenten
leider häufig vergessen, dass solche Gestaltungen den Wirtschaftsprüfern zu
berichten sind. Es müssen dann umfangreiche Nachweise und ggf. sogar
Berechnungen durchgeführt werden, um den Geschäftsvorfall und seine Auswirkungen
auf den Jahresabschluss besser zu erläutern. Von daher sollten die internen
Ansprechpartner hierüber gut Bescheid wissen:
-
relevante Ereignisse nach Abschlussstichtag.
- verbundene Unternehmen und sonstige Personen.
- Ausleihungen, Forderungen und
Verbindlichkeiten (sogar Eventualverbindlichkeiten) ggü. sowie Geschäfte mit
verbundenen Unternehmen und Personen (dazu zählen dann auch Gesellschafter).
- nicht zu marktüblichen Bedingungen zustande
gekommene (wesentliche) Geschäfte.
- Bürgschaften, Wechsel und Gewährleistungen
- Sonstige Verträge (auch zugunsten Dritter),
die nicht aus dem Jahresabschluss ersichtlich sind (und die Finanzlage
betreffen können).
- Besicherungen und Pfandrechte auf Vermögensgegenstände.
- Sonstige Haftungsverhältnisse (vgl. § 285
HGB) und Verträge mit Vertragsstrafen.
- Rückgabeverpflichtungen auf
Vermögensgegenstände (auch Leasing).
- (Derivative) Finanzinstrumente, auch mit
Fremdwährungen (vgl. auch § 254 HGB).
- Rechtsstreitigkeiten (auch solche, die sich
dazu entwickeln können).
- Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften und
Satzungen von Mitarbeitern, des Unternehmens oder seiner Organe.
- Inanspruchnahme der Schutzklausel nach § 286
HGB bzw. § 160 Abs. 2 AktG.
- Angaben zu erwarteten Entwicklungen nach §
289 HGB.
- weitere wesentliche Chancen und Risiken.
Sind
die vom sozialen Unternehmen benannten, Auskunft gebenden Personen nicht in der
Lage, über diese vorgenannten Punkte zu informieren und zu belegen, würde dies
das Risiko für den Prüfer deutlich erhöhen. Und je höher das Risiko oder je
vorsichtiger die Risikoeinschätzung, umso höher der Prüfungsumfang und die
Kosten.
Audit-Risiko, engl. „Audit-Risk“
Ein
Wirtschaftsprüfer wird sich zuerst einmal immer die Frage stellen, wie hoch das
Risiko anzusetzen ist für eine "wesentliche, materielle"
Fehleinschätzung in Bezug auf das Unternehmen (RMM). Dieses ergibt sich
einerseits aus dem inhärenten Risiko (IR) der Vermögensgegenstände oder des
Unternehmens und andererseits dem Kontrollrisiko (CR). Ein Beispiel: Bargeld
hätte ein höheres IR, weil es begehrt ist und schnell mal gestohlen werden
kann. Damit dies nicht passiert, müssen Kassenbestände immer von anderen nach
dem Vier-Augen-Prinzip geprüft werden. Wenn eine solche Kontrolle zur Anwendung
kommt, verringert sich das CR. Ansonsten hätte man in der Bilanz einen Betrag
für die Position "Kasse" ausgewiesen, der nicht stimmt. Ein anderes
Beispiel: Ein Produktionsbetrieb unterliegt einem höheren Risiko für Ausfälle
und Schwund, als eine Verwaltungsgesellschaft oder ein soziales Unternehmen.
Seitens der Prüfer wird also immer ein großes Interesse an den Tag gelegt, wenn
es um Kontrollsysteme geht - und hier kann das Unternehmen aktiv an der
Reduzierung des Risikos arbeiten, in dem es ein gut funktionierendes
Kontrollsystem betreibt.
Die
nächste Frage betrifft dann, wie ein möglicher Fehler aufgedeckt werden kann
(DR). Hierzu wird der Prüfer einerseits analytisch vorgehen (AP) und
andererseits sich Nachweise geben lassen (TD). Die erstere Prozedur ist recht
schnell erledigt, weil man hier Annahmen zugrunde legt, Vergleiche zieht und
Abweichungen plausibilisiert. Doch die zweite Prozedur ist sehr zeitaufwändig
und erfordert eine erhöhte Prüfungstätigkeit, was sich sogleich auf dauerhaft
höhere Prüfungsgebühren niederschlägt. In der Regel versucht man als Prüfer den
Bedarf an solchen Prüfungshandlungen möglichst gering zu halten. In den ersten
Gesprächen kristallisiert sich ohnehin heraus, welche Änderungen zum Vorjahr zu
einem wesentlich veränderten Jahresabschluss geführt haben. Von daher sollte
ein Unternehmen aktiv an einer verbesserten Belegbarkeit der Geschäftsvorfälle
arbeiten und ein sehr gutes Fach- und Arbeitswissen der benannten, Auskunft
gebenden Mitarbeiter ermöglichen.
Beides
zusammen sollte dann unter dem noch tragfähigen Fehler der Wirtschaftsprüfer
liegen (AR, Audit Risk). Ist dies nicht der Fall und wenn das Unternehmen nicht
mitarbeiten sollte, wird es keinen uneingeschränkten Bestätigungsvermerk geben.
Passiert
so etwas, dann steht auch die „Gemeinnützigkeit“ auf dem Spiel.
CGS
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