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Das Berichtswesen
eines Vereins erfordert eine sorgfältige Buchführung, um den gesetzlichen
Verpflichtungen nachzukommen, darunter die Einnahme-Überschuss-Rechnung und
Vermögensübersicht. Freiberufliche Buchhalter sollten sich vor Beginn ihrer Tätigkeit
anmelden, Zuverlässigkeit zeigen und ihre Unabhängigkeit bewahren. Vereine
sollten die gesetzlichen Vorschriften beachten und bei Bedarf fachliche
Beratung in Anspruch nehmen, um die Einhaltung dieser Bestimmungen
sicherzustellen.
Das Berichtswesen des Vereins
Wenn sich Leute zusammenfinden, um über einen Verein etwas
zu bewerkstelligen, werden sie geschäftlich tätig und müssen ggf. für ihr
Verhalten auch haften. In jedem Fall aber werden sie steuerlich auffällig und müssen
an den Fiskus berichten bzw. an sich und die anderen berichten, was da so alles
passiert ist. Es gilt nämlich folgendes:
Der Vorstand eines
Vereins ist zur Rechenschaft gegenüber seiner Mitglieder verpflichtet (§ 27
Abs. 3 BGB mit Verweis auf §§ 664 f. BGB). Damit ist aber nicht nur die
Berichterstattung über die Tätigkeiten bzw. die Zweckerfüllung gemeint. Gerade
weil es auch um Vermögenstransaktionen geht, wird eine geordnete
Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben benötigt (vgl. § 259 BGB,
Unterlage: Einnahme-Überschuss-Rechnung) zusammen mit einem Verzeichnis des
Bestandes an Vermögensgegenständen (vgl. § 260 BGB, Unterlage: Vermögensübersicht).
Zugleich sind weitere Berichte erforderlich, wenn nämlich die
eingeworbenen Mittel die Grenze von 45 Tsd. Euro im Kalenderjahr übersteigen (dann
Mittelverwendungsrechnung; vgl. (§ 55 Abs. 1 Nr. 5 S. 4 AO) oder ein Vermögen
zu verwalten ist (dann Finanzanlagen / Anlagenspiegel).
Das Berichtswesen sollte von einer Buchhaltung übernommen
werden. Ein Vorstand kann das selbstverständlich übernehmen, weil es zu seiner
tatsächlichen Geschäftsführung gehört, oder es wird an einen Dritten übergeben,
der dann aber vom Vorstand unter Zugrundelegung seiner Sorgfaltspflichten geprüft
wird. Aber nochmals: Die Buchhaltung berichtet über die Einnahme-Überschuss-Rechnung,
zu der eine Mittelverwendungsrechnung gehören könnte, wenn diese Wertgrenze aus
dem § 55 AO überschritten worden ist.
Die gesetzlichen Grundlagen des Vereins
Verschiedene gesetzliche Grundlagen wären sowieso vom
Vorstand zu beachten. Zum einen regelt wie gesagt das Bürgerliche Gesetzbuch
(BGB) grundlegende Aspekte von Vereinen, einschließlich ihrer Gründung,
Mitgliedschaft und Satzung. Insbesondere in § 21 BGB wird die Buchführungspflicht
von Vereinen behandelt. Daneben sind gerade im Hinblick auf eine Gemeinnützigkeit
die Vorschriften der Abgabenordnung (AO) unbedingt zu beachten. Dort finden
sich Regelungen zur Buchführung und zum Jahresabschluss. Der Jahresabschluss
besteht mindestens aus einer Einnahme-Überschuss-Rechnung und der Vermögensübersicht,
aber in manchen Fällen ist zum Beispiel eine Darstellung der Mittelverwendung
zwingend erforderlich.
Zu den weiteren Grundlagen gehört auch das Handelsgesetzbuch
(HGB). Obwohl die Bestimmungen des HGB hauptsächlich für Handelsgesellschaften gelten,
kann es in bestimmten Fällen auch auf Vereine Anwendung finden, insbesondere
wenn diese wirtschaftliche Geschäftsbetriebe unterhalten. Die sich daraus
ergebenden (Handelsrechtlichen) Grundsätze für die Buchführung (GOB) bestimmen,
wie die Buchführung in Vereinen und die Darstellung der wirtschaftlichen
Aktivitäten (beleghafte Geschäftsvorfälle) vorgenommen wird.
Neben der AO sind darüber hinaus weitere steuerrechtliche
Vorschriften zu beachten, wenn neben dem ideellen Zweck, der steuerlich
privilegiert ist, und der Vermögensverwaltung, Aktivitäten ausgeübt werden, die
eben nicht davon erfasst werden, auch wenn sie als Nebenzweck dem ideellen
Zweck dienen (Umsatzsteuergesetz, UStG). Beschäftigt der Verein Personen, sind
die Regelungen im Einkommenssteuergesetz sowie weiterer Vorschriften zu
beachten. Für sich selber muss der Verein allerdings auch Erklärungen abgeben,
um seine Nicht-Veranlagung bestätigt zu bekommen (Körperschaftsteuergesetz,
KStG).
Die genauen Anforderungen an die Buchführung von Vereinen können
je nach Art des Vereins, seiner Größe und seinen wirtschaftlichen Aktivitäten allerdings
variieren. Es ist wichtig, dass Vereine in Deutschland die gesetzlichen
Vorschriften und steuerlichen Pflichten sorgfältig beachten und sich
gegebenenfalls von einem Steuerberater oder Rechtsanwalt beraten lassen, um
sicherzustellen, dass sie die geltenden Vorschriften einhalten.
Ein Buchhalter sollte ebenfalls einiges beachten
Ist man freiberuflich als Buchhalter tätig, braucht es die Gewerbeanmeldung.
Das freiberufliche Gewerbe wäre beim örtlichen Gewerbeamt anzumelden. Erst dann
kann die Tätigkeit legal ausgeübt werden. Die Gewerbeanmeldung sollte also noch
vor Ausstellung der ersten Rechnung erfolgen.
Nach der Gewerbeanmeldung werden vom Finanzamt eine
Steuernummer und eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) vergeben –
das heißt, man meldet sich dort ebenfalls an. Die Steuernummer wird gebraucht,
weil natürlich die Einkünfte aus der ausgeübten Tätigkeit regelmäßig steuerlich
erklärt werden müssen (Einkommenssteuererklärung). Da die Einkünfte der
Umsatzsteuer unterliegen, gehört zudem die Umsatzsteuererklärung dazu.
Auch als Freiberufler muss eine Absicherung gegen Gefahren
(Gesundheitsvorsorge) und in Bezug auf eine Rente erfolgen.
Im Auftreten gegenüber dem Vereinsvorstand sind Zuverlässigkeit
und Kommunikationsfähigkeit absolut wichtige Tugenden. Man muss dabei nicht nur
immer gesprächsbereit sein und Zuhören können, um die Probleme der anderen
Seite zu verstehen, man muss auch zeigen können, dass man die erhaltenen
Informationen sorgfältig und ordnungsgemäß bearbeitet hat. Grundlagen dafür wäre
ein Beauftragungsvertrag. Der Verein vergibt schriftlich und benennt ganz genau
welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten übernommen werden. Im Gegenzug wird
das Honorar festgelegt.
Im Anschluss daran braucht ein Buchhalter den Zugriff auf
alle Belege und Unterlagen; dazu gehören aber nicht nur Rechnungen, Quittungen,
Bankauszüge und andere finanzielle Dokumente, sondern auch Vertragskopien und
ein Lagebericht sowie die Protokolle der Versammlungen und Beschlüsse des
Vereins. Es muss daneben sichergestellt werden, dass die Unterlagen alle vollständig
und richtig sind. Falls Zweifel auftreten, sind diese Unstimmigkeiten unverzüglich
mit den Auftraggebern zu klären.
Als (freiberuflicher) Buchhalter sollte man seine Eigenständigkeit
und Unabhängigkeit bewahren. Rechtswidrige Handlungen im Auftrag des Vereins dürfen
nicht vorkommen. Und stößt man auf sonstige Unregelmäßigkeiten, ist der
Auftraggeber zu informieren und der Vorfall zu dokumentieren. Auch wenn im
Vertrag eine Klausel zum Haftungsausschluss oder der Begrenzung enthalten ist,
die grobe Fahrlässigkeit oder der Vorsatz wären es nicht.
Buchhaltung ist keine Steuerberatung. Auftraggeber sollten
bei steuerlichen Fragen unbedingt einen Steuerberater konsultieren.
CGS
Eigene Beiträge:
Wohnprojekt. Gemeinnütziger Verein.
Notizen:
1.
Wenn eine gemeinnützige GmbH (gGmbH) ihre Satzung nicht ändert
und dennoch Leistungen an Gesellschafter erbringt, wie z.B. die Buchhaltung,
kann dies rechtliche Konsequenzen haben:
Verlust der Gemeinnützigkeit: Die gGmbH könnte ihre
Gemeinnützigkeit verlieren, wenn sie gegen die Vorschriften ihrer Satzung und
die gesetzlichen Anforderungen für gemeinnützige Organisationen verstößt. Dies
kann zur Folge haben, dass Spenden nicht mehr steuerlich abzugsfähig sind und
andere steuerliche Privilegien verloren gehen.
Strafen und Sanktionen: Es könnten rechtliche Strafen
oder Sanktionen verhängt werden, wenn die gGmbH gegen die gesetzlichen
Bestimmungen verstößt. Dies kann Geldbußen oder andere rechtliche Maßnahmen zur
Folge haben.
Zivilrechtliche Klagen: Gesellschafter oder Dritte könnten
zivilrechtliche Klagen gegen die gGmbH anstrengen, wenn sie der Meinung sind,
dass ihnen aufgrund der Leistungen an Gesellschafter ein Schaden entstanden
ist.
Aufsichtsbehörden: Die zuständigen Aufsichtsbehörden
könnten gegen die gGmbH vorgehen und gegebenenfalls die Auflösung oder
Umwandlung in eine andere Rechtsform anordnen.
Es ist äußerst wichtig, dass gemeinnützige Organisationen
die geltenden rechtlichen Vorschriften und ihre eigene Satzung sorgfältig
beachten, um solche rechtlichen Probleme zu vermeiden. Daher ist es ratsam,
rechtliche Beratung in Anspruch zu nehmen, bevor Leistungen an Gesellschafter
erbracht werden, die im Widerspruch zur Satzung stehen.
2.
Ein mit der Vermögensverwaltung beauftragter Dritte
berichtet regelmäßig über die Entwicklung des Depots. Die Anlage der Gelder sollte
nach heutigem Expertenwissen ausnahmslos in passiven Investmentfonds (ETFs)
erfolgen. Die Auswahl der Anlagegüter richtet sich nach einem Anlagekodex, um
eine Strukturierung und Transparenz herzustellen, aber auch um die
Risikodiversifizierung sicherzustellen. Am Abschlussstichtag muss aber dennoch
vom Verein der Depotwert entsprechend der handelsrechtlichen Bewertungsgrundsätze
festgestellt werden (§ 252 HGB). Diese Feststellung würde als eine eigenständige
Vermögensübersicht (Finanzanlagen) ins Berichtwesen der Buchhaltung aufgenommen
werden.
Da die Steuerbilanz der Handelsbilanz folgt, ist die
Verwendung eines Schwellenwertes im Hinblick auf die vorgenannten
Verlustrisiken bei Finanzanlagen in der Vermögensverwaltung von Bedeutung.
Bild zum Beitrag vom BING
Image Creator erzeugt.
Das hier ist keine Rechtsberatung oder Aufforderung zur
Vornahme eines Rechtsgeschäftes. Der Beitrag stellt nur meine Sicht auf die
Dinge dar. Und eine solche Sicht kann sich immer noch ändern. Brauchen Sie
rechtliche Unterstützung, wenden Sie sich an die zuständigen Behörden, Sozial-
und Betroffenenverbände oder rechtskundige Dritte. Lesen Sie bitte ebenfalls
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Buchhalter sein für einen gemeinnützigen
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