Die Eintragung im
Vereinsregister brauchte ebenfalls sehr lange, was allerdings auch sein Gutes
haben konnte, da man im letzten Moment die eingereichten Unterlagen durch eine
Lesefassung tauschen konnte.
Doch weil es mit der
Eintragung gleich an die Arbeit ging, sollte man sich auch damit befassen, wie über
die Betätigungen eine Rechenschaft abgelegt werden muss. Zwar sind die
handelsrechtlichen Vorschriften teils sehr weitreichend, aber als ein (nicht-wirtschaftlicher)
Verein unterliegt man trotzdem vielen Wirtschafts- und Steuer-Vorschriften. Das
interessante daran ist an der Stelle, dass es sich um einen
nicht-wirtschaftlichen Verein handelt, weil ein Ideal als Hauptzweck
eingetragen ist, obwohl eine wirtschaftliche Betätigung erfolgt.
Eine Lesefassung einreichen
In der Gründungsversammlung wurde genauestens Protokoll geführt
und alle Angaben gemacht, die es für die Vereinsgründung brauchte. Kurz vor
Eintragung tauchte allerdings die Frage auf, ob man wirklich private Adressen
und persönliche Unterschriften mitsamt den handschriftlichen Ergänzungen in der
Satzung veröffentlichen möchte.
Zur Anmeldung sind Abschriften der Satzung und der Urkunden über
die Bestellung des Vorstands beizufügen, so die Bestimmung in § 59 Abs. 2 BGB.
Mit einer Abschrift gemeint ist eine einfache Kopie. Sie müsste von den sieben
Mitgliedern der Gründungsversammlung unterzeichnet sein und die Angabe des
Tages der Errichtung enthalten – dafür braucht man auch das Gründungsprotokoll.
Doch diese Abschriften müssen lediglich dem beurkundenden Notar vorgelegt
werden, der die Übereinstimmung der Dokumente bestätigt und dann zur Eintragung
weiterleitet. Der Notar könnte aber auch eine Lesefassung zur Eintragung
weiterleiten ohne die privaten Adressen und persönlichen Unterschriften der
Mitglieder. Handschriftliche Ergänzungen in der Satzung oder dem Protokoll können
dann auch gleich überarbeitet werden, so lange nicht der Original-Inhalt
verfremdet wird.
- Unterschriften werden ersetzt durch ein „gezeichnet Vorname und Zuname“.
- Adress-Angaben werden weitestgehend gelöscht. Bei einer Erstanmeldung beim Vereinsregister zur Eintragung als e. V. müssen allerdings im Anmeldeschreiben alle vertretungsberechtigten Vorstände benannt werden, und zwar mit Namen, Geburtsdatum und Anschrift sowie Funktion nach Satzung.
- Die einzureichenden Abschriften erhalten in der Kopfzeile den Eintrag „Lesefassung“.
Man könnte zwar auch die betreffenden Stellen schwärzen,
aber das würde eher dem Eindruck eines „Vertuschens“ entsprechen und nicht mehr
im Einklang stehen mit einem guten, ordentlichen Auftreten. Von daher fühlten
sich alle gut damit, dass eine neue Vorlage erstellt wurde und zur Einreichung
angemeldet wurde.
Einen Jahresabschlussbericht erstellen können
Die Arbeit des Vereins muss nicht warten, bis die Eintragung
erfolgte. Natürlich ist das für manche wirtschaftliche Entscheidungen schon
sinnvoll, erst diesen Schritt abzuwarten. Doch schon mit der Gründung kann es
losgehen. Wurden Gelder (z.B. Mitgliedsbeiträge) eingesammelt, hat es eine
solche wirtschaftliche Betätigung gegeben, so dass im Jahresabschluss
Rechenschaft über Einnahmen und ggf. Ausgaben geführt werden muss.
Dieser Begriff des Jahresabschlusses ist für
Kapitalgesellschaften im Handelsgesetz klar bestimmt. Daneben aber taucht dieser
Begriff ebenso auf in verschiedenen steuerlichen Vorschriften und Gesetzen, und
betrifft damit auch einen wirtschaftlich tätigen Verein – aber Achtung: ein
Idealverein im Sinne von § 21 BGB verfolgt einen Hauptzweck, der sich auf sportliche,
künstlerische, wissenschaftliche, gesellige, gemeinnützige, wohltätige,
bildungs-, berufs- und gesundheitsfördernde Aktivitäten richtet. Auch wenn bei
diesen Vereinen ein wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb vorhanden ist, dient
dieser nur als Mittel zur Erreichung des idealen Zwecks! Der sogenannte
wirtschaftliche Verein nach § 22 BGB kommt dagegen sehr selten vor und wird
seine Rechtsfähigkeit staatlich verliehen bekommen, weil sich der
wirtschaftliche Zusammenschluss auf andere Weise, wie z.B. als GmbH oder AG,
nicht organisieren lässt.
Bei dem hier in Frage stehenden gemeinnützigen Verein
handelt es sich demzufolge um einen nach § 21 BGB.
In einigen Berichten begegnet man allerdings dem Begriff des
Kassenabschlusses. Dieser Begriff ist in den einschlägigen Vorschriften jedoch nicht
bestimmt. Zudem fehlt es bei dem Begriff an einem Bezug zum Zeitraum „Jahr“. Spricht
man von einem Kassenabschluss, werden meistens nur eine Kassenzählung sowie der
Abgleich mit dem Kassenbuch gemeint. Der Kassenschluss ist eine Zählung der
Gelder in der Kasse und die Prüfung des Saldos aus dem Kassenbuch. Man kann
zwar darüber hinaus noch einen Kassenbericht erstellen, doch damit wird eine Körperschaft
mit ihren wirtschaftlichen Betätigungen nicht beschrieben.
Der Tätigkeitsbericht soll die Lage der Körperschaft
darstellen und ein “den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild
vermitteln” (vgl. § 289 HGB). Dies schließt insbesondere die finanzielle
Situation ein. Darüber hinaus ist auf die voraussichtliche Entwicklung mit
ihren wesentlichen Chancen und Risiken einzugehen, was somit bedeutet, einen
Ausblick zu liefern. Da die Erstellung dieser verschiedenen Teile erst nach
Abschluss des Kalenderjahres (Geschäftsjahres) erfolgt, sind neuere
Vorkommnisse und Entwicklungen ebenfalls zu nennen. Es wird also der Tätigkeitsbericht
nicht so geschrieben, als ob man sich am letzten Tag des Jahres befindet und
von diesen Neuerungen nichts weiß – das würde sich unglaubwürdig anhören.
Stattdessen wäre in einem eigenen Passus auf die neuesten Entwicklungen
einzugehen und inwieweit sie im Zeitpunkt der Berichtserstellung die Körperschaft
betreffen.
Und dann geht es weiter mit der Mitgliederversammlung.
CGS
Eigener Beitrag vom 29.9.2024
Einen Verein mit dem Status Gemeinnützigkeit gründen - ein Erlebnisbericht (Teil 1)
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Einen Verein mit dem Status
Gemeinnützigkeit gründen - ein Erlebnisbericht (Teil 4)